Procedura per la gestione delle segnalazioni interne

Ai sensi del d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24

Con la presente Procedura la società Apro Formazione, società consortile a responsabilità limitata, con sede in Alba (CN), CF e Partita IVA: 02605270046 (di seguito “APRO” o “Società”) dà attuazione alle disposizioni contenute nel d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 (attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali), regolamentando le segnalazioni interne ai sensi del predetto decreto.

La Procedura si applica dalla data di efficacia delle norme contenute nel d.lgs. 24/2023 per la società, sostituendosi ad ogni diversa disposizione in materia contenuta nel Modello di organizzazione, gestione e controllo ex d.lgs. 231/01, al quale è allegata, facendone parte integrante.

Prima di tale data, si applicano le diverse disposizioni già adottate dalla Società.

1. Definizioni

Ai fini della Procedura, si intendono per:

a) «violazioni»: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società e che consistono in:

1. condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/01 o violazioni del Modello, che non rientrano nei successivi numeri 2, 3), 4) e 5);
2. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al presente decreto ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al d.lgs. 24/2023, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
3. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
4. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
5. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 2), 3) e 4);

b) «informazioni sulle violazioni»: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante intrattiene un rapporto giuridico rilevante ai fini della presente procedura, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;

c) «segnalazione» o «segnalare»: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni, presentata tramite un canale di segnalazione interna di seguito regolato oppure all’ANAC tramite il canale appositamente predisposto da quell’Autorità ai sensi del d.lgs. 34/2023.

Non costituiscono segnalazioni rilevanti ai presenti fini:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al d.lgs. 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al d.lgs. 24/2023;
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;

d) «persona segnalante»: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;

e) «facilitatore»: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;

f) «contesto lavorativo»: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito dei rapporti giuridici rilevanti, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;

g) «persona coinvolta»: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;

h) «ritorsione»: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, ai sensi di quanto previsto dal d.lgs. 24/2023;

i) «seguito»: l’azione intrapresa allo scopo di valutare la sussistenza dei fatti segnalati e, se del caso, porre rimedio alla violazione segnalata, anche attraverso azioni come un’inchiesta interna, indagini, l’azione penale, un’azione per il recupero dei fondi o l’archiviazione della procedura;

l) «riscontro»: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.

2. Ambito soggettivo di applicazione

Sono persone con rapporti giuridici rilevanti quelli elencati ai commi 3 e 4 del d.lgs. 24/2023, ovverosia:

• i lavoratori dipendenti
• i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017, n. 81, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’articolo 409 del codice di procedura civile e all’articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Le tutele alle persone segnalanti sopra indicate si applicano anche qualora la segnalazione, la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o la divulgazione pubblica di informazioni avvenga nei seguenti casi:

• quando il rapporto giuridico rilevante non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Il divieto di ritorsioni si applica anche a tutela de:

• i facilitatori;
• le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• i colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché’ agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

3. Soggetti riceventi le segnalazioni

Le segnalazioni delle violazioni indicate al paragrafo 1), lettera a), n. 1) sono destinate all’organismo di vigilanza ex d.lgs. 231/01 (“O.d.V.”).

Le segnalazioni diverse dalle precedenti sono destinate al Referente per le segnalazioni (“Referente”), nominato allo scopo dal Consiglio di Amministrazione della Società.

4. Il canale interno di segnalazione e la documentazione delle segnalazioni

Il canale è indicato nell’Allegato A alla presente procedura.

Il canale garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Attraverso il canale, il segnalante può depositare una segnalazione scritta, così come caricare un file audio per effettuare una segnalazione orale, oppure richiedere un colloquio orale in presenza ad uno dei riceventi delle segnalazioni.

E’ richiesto al segnalante di fornire le informazioni utili, compresi i sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, ritiene che possano essere commesse. Per quanto possibile, dalla segnalazione devono risultare: una chiara descrizione della violazione, le circostanze di tempo e luogo della violazione, le generalità o altri elementi che possano consentire di identificare l’autore della violazione.

Le segnalazioni sono conservate sulla piattaforma in formato elettronico e crittografate, esse sono accessibili esclusivamente al Referente e all’O.d.V.

Qualora la segnalazione sia presentata ad un soggetto diverso, essa è trasmessa ricorrendo alla piattaforma al Referente e all’O.d.V., entro sette giorni dal suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante, sempre nel rispetto della tutela della riservatezza del segnalante e dei contenuti della segnalazione.

Il canale di segnalazione è pubblicato sul sito della società e affisso nelle sedi della Società, con l’invito alla persona segnalante a prendere visione della presente procedura e dell’informativa relativa al trattamento dei dati personali, pubblicati sul sito.

5. La gestione delle segnalazioni

Le segnalazioni sono gestite nel rispetto del d.lgs. 24/2023 e della presente procedura.

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dalla Società in qualità di Titolare del trattamento, nel rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali 2016/679 (GDPR), fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni.

Il canale rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione.

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del d.lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del Regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

Le segnalazioni sono conservate come previsto al punto 4.

Il Referente e l’O.d.V. ricevono comunicazione automatica ed immediata del deposito di una segnalazione. Essi congiuntamente valutano se:

• le segnalazioni ricevute sono di competenza dell’O.d.V., in quanto informazioni di violazioni del Modello o condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/01, oppure di competenza del Referente, in quanto informazioni di violazioni diverse dalle precedenti, ovvero di competenza di entrambi. Nei casi dubbi, la segnalazione è ritenuta di competenza di entrambi.
• le informazioni ricevute costituiscono segnalazioni ai sensi del d.lgs. 24/2023 e della presente procedura. In caso contrario, le segnalazioni sono archiviate, informandone il segnalante.

Chi è ritenuto competente, gestisce la segnalazione e compie la prima valutazione sulla fondatezza della medesima, richiedendo, se necessario, alla persona segnalante, integrazioni e:

1. laddove ritenga la segnalazione manifestamente infondata (per assenza di elementi di fatto idonei a giustificare gli accertamenti, o perché generica al punto da non consentire la comprensione dei fatti o ancora perché consiste nella produzione di sola documentazione, in assenza di segnalazioni di violazioni), o se la segnalazione ha ad oggetto fatti già trattati in procedimenti definiti, archivia la segnalazione motivatamente e ne dà riscontro alla persona segnalante;
2. laddove la segnalazione non sia manifestamente infondata, svolge l’istruttoria interna più opportuna, avendo cura di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante (salvo espresso consenso di quest’ultimo);
3. all’esito dell’istruttoria, ove la segnalazione risulti fondata, trasmette all’organo amministrativo, ovvero a quello di controllo, un’informativa completa sui fatti riscontrati, con gli elementi a sostegno raccolti ed eventuali suggerimenti, nei limiti della propria competenza, di misure da intraprendere.

La persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

Restano fermi gli obblighi di legge.

E’ dato riscontro della segnalazione alla persona segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

6. Obblighi di riservatezza

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni,

Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.

Nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.

Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. In quest’ultimo caso, è dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

Nelle procedure di segnalazione, è, inoltre, dato avviso mediante comunicazione scritta alla persona segnalante quando la rivelazione della sua identità o di qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

La segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli artt. 22 e ss. L. 241/1990, nonché dagli artt. 5 e ss. d.lgs. 33/2013.

7. Divieto di ritorsioni

E’ vietata ogni forma di ritorsione a carico dei soggetti indicati al precedente punto 2). Sono altresì vietate le altre condotte previste dall’art. 21, comma 1, d.lgs. 24/2023.

Le condotte vietate sono sanzionate a mente del codice disciplinare. 

8. Segnalazioni esterne

Resta salva la facoltà del segnalante, nei casi espressamente individuati dalla legge, di trasmettere la propria segnalazione all’Autorità Nazionale Anticorruzione con le modalità individuate da quest’ultima.

La segnalazione all’ANAC può essere fatta in presenza di una delle seguenti circostanze:

1. se il canale interno non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal d.lgs. 24/2023;
2. la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
3. la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
4. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

9. Trattamento dei dati personali

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dalla Società in qualità di Titolare del trattamento, nel rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali 2016/679 (GDPR), fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

Il Referente e l’O.d.V. sono autorizzati a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’art. 2quaterdecies del d.lgs. 196/2003.

Il Titolare è contattabile ai recapiti indicati sul sito.

I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ovverosia non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni.

L’informativa sul trattamento di tali dati ai sensi dell’art. 13 GDPR è resa disponibile sul sito della Società.

I dati personali contenuti nelle segnalazioni sono trattati in forza del d.lgs. 24/2023 e con lo scopo di gestire le segnalazioni.

I dati sono trattati dall’O.d.V. e posso essere resi noti a coloro ai quali sono rese le informative a chiusura delle segnalazioni (autorità giudiziaria o amministrativa competenti, organi amministrativo o di controllo della Società, altri uffici competenti della Società) e alle persone coinvolte, nei limiti di quanto consentito dagli obblighi di riservatezza previsti dal punto 5) e dal d.lgs. 24/2023.

Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, è effettuato a norma delle disposizioni a tutela dei dati personali.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

10. Formazione e disposizioni disciplinari

Si rinvia alla Parte Generale del Modello e al Codice Disciplinare ad esso allegato.

 

 

ALLEGATO A

Procedura per la gestione delle segnalazioni interne

Ai sensi del d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24

APRO FORMAZIONE scarl

 

Il canale implementato da Apro Formazione per effettuare le segnalazioni interne è raggiungibile al seguente link:

 

https://aproformazione.segnalazioni.net/

 

Maggiori informazioni in merito al funzionamento del canale stesso, al trattamento dei dati personali e alla riservatezza, sono disponibili direttamente sulla pagina del sito, dove è altresì disponibile una sezione FAQ.